Come utilizzare l’automatore per eseguire compiti regolari senza intervento

Mentre praticamente tutti conoscono le applicazioni di base di Mac OS X, facili da usare, molte persone non sono a conoscenza di una delle sue maggiori risorse: Automator. L’applicazione è stata introdotta da Apple nel 2005 come parte del suo sistema operativo Mac OS X 10.4 “Tiger”, progettato per portare un’interfaccia “punta e clicca” per automatizzare le attività di routine. Che si tratti di organizzare i file, di inserire immagini in certi album, di accedere a certe aree del sistema operativo, o di fare qualcosa di completamente diverso, i vari pannelli e controlli all’interno di Automator possono farlo in pochi secondi.

Non appena Automator si apre, presenta una finestra di dialogo che permette agli utenti di scegliere il tipo di documento che stanno cercando di creare.

In questo caso, gli utenti dovranno selezionare l’opzione “flusso di lavoro”. Questo creerà un semplice script che esegue un compito di routine. Altre opzioni, come la creazione di un’applicazione o anche di un servizio Mac OS X, possono essere eseguite con Automator, ma saranno trattate in un tutorial diverso.

Selezionando l’opzione per creare un flusso di lavoro si elimina la finestra di dialogo e si rivela quella che è essenzialmente una tela bianca piena di azioni e procedure disponibili. Questo crea il terreno di partenza per la creazione di un flusso di lavoro.

Fase 2: Determinare ciò che deve essere automatizzato

Prima di entrare nella creazione effettiva di un flusso di lavoro, è importante per gli utenti determinare esattamente ciò che vogliono che il flusso di lavoro faccia ogni volta che viene invocato. Per alcuni, questo potrebbe consistere nell’etichettare le canzoni di iTunes con un anno, un genere o il nome dell’artista. Per altri, potrebbe comportare l’aumento o la riduzione delle foto in scala, e per altri ancora, potrebbe comportare l’invio di un’e-mail, la regolazione di un’impostazione di sistema, o qualche altro compito di routine.

Per iniziare, fate un semplice elenco dell’azione desiderata e dei suoi eventuali risultati. In questo caso, creeremo un’e-mail con i destinatari preselezionati e un messaggio prestampato che verrà inviato automaticamente all’avvio del flusso di lavoro. Questa è un’ottima opzione per i proprietari di piccole imprese che inviano regolarmente messaggi di posta elettronica ai clienti per ricordare loro le scadenze imminenti, i pagamenti dovuti o altre informazioni. La nostra serie di obiettivi passo dopo passo assomiglierebbe all’esempio seguente:

1. Aprire Mail.app 2. 3. Creare un’e-mail con contenuto prestampato 3. Allegare immagini specifiche del compleanno 4. Inviare il contenuto ai contatti che festeggiano un compleanno

Questo potrebbe sembrare piuttosto avanzato ma, grazie alle azioni pre-selezionate di Automator, è in realtà estremamente facile aiutare automaticamente i contatti commerciali a festeggiare il loro compleanno con un saluto dell’azienda che utilizza un modello di email e include una promozione speciale. Con gli obiettivi elencati all’inizio, creare una tale routine sarà un gioco da ragazzi.

Fase 3: Iniziare ad assemblare la routine pezzo per pezzo

Utilizzando la barra laterale dell’Automator, sfogliare la libreria delle azioni predeterminate selezionando l’opzione “Mail” (scegliere prima l’opzione Workflow).

Questo rivelerà una lista di procedure di automazione disponibili già definite da Apple o da altri sviluppatori di software per l’utilizzo con Automator. Coloro che hanno installato un altro programma di posta elettronica, come Entourage o Outlook, noteranno azioni speciali per i candidati indicati dall’icona dell’applicazione. In questo caso, ci atterremo rigorosamente alle azioni che funzionano con Mail.app. Per questo motivo, tutte le azioni selezionate dovranno riportare l’icona Mail di Apple sul lato sinistro dell’etichetta.

La prima azione che selezioneremo è denominata “Nuovo messaggio di posta” come in OS X 10.8 “Leone di montagna”.

Questa opzione rivelerà quella che sembra una tipica forma di composizione di messaggi. Gli utenti noteranno i campi tipici utilizzati per indirizzare un messaggio, così come i campi dell’oggetto e del corpo.

Poiché questo messaggio sarà inviato ai contatti che festeggiano un compleanno, il giorno del loro compleanno, l’azione si basa sul fatto che il compleanno di ogni contatto è stato definito in Contacts.app (Rubrica). Se lo è stato, aggiungere ogni contatto con un compleanno definito nel campo “BCC” dell’email. Ciò garantirà che i messaggi inviati a più contatti non sacrifichino la privacy dell’indirizzo e-mail di ogni contatto. Assicura inoltre che l’e-mail di compleanno venga inviata solo ai contatti selezionati, il che potrebbe essere utile per segmentare i contatti aziendali e personali in base alle necessità.

Con i contatti elencati nel campo “BCC”, scrivere un oggetto e-mail nell’apposito campo. Lasciate in bianco l’area “Messaggio”, perché di questo si occuperà in una fase successiva del processo. Selezionate l’account da cui deve essere inviato il messaggio, assicurandovi che la posta aziendale venga inviata da un account di posta elettronica aziendale e così via.

La routine può ora essere estesa in nuove direzioni, con l’aggiunta di auguri di compleanno e di un allegato specifico. Nella barra laterale, cliccate su “Invia gli auguri di compleanno” e trascinatelo nell’area di lavoro. In questo modo si aggiungerà una nuova casella con immagini specifiche per il compleanno e un’area per scrivere un messaggio. Selezionate un’immagine specifica, oppure richiedete un’immagine a caso per ogni destinatario, e poi scrivete un augurio di compleanno nel riquadro presentato. Assicuratevi che l’e-mail contenga uno speciale codice promozionale o uno sconto per festeggiare l’occasione.

Passo 4 (opzionale): Registrare le azioni sullo schermo per un’automazione più avanzata

Gli osservatori attenti dell’interfaccia di Automator noteranno un grande pulsante “Record” nella barra degli strumenti dell’applicazione. Si tratta essenzialmente di un’applicazione di registrazione dello schermo che scava un po’ più in profondità sotto il cofano. Una volta avviata, osserverà ciò che l’utente fa e lo replicherà esattamente come un flusso di lavoro Automator. Questa è un’ottima opzione se, in questo esempio, il modello di compleanno fornito da Apple non è stato tagliato. E se l’utente volesse allegare un’immagine propria, con temi di branding aziendale e un design un po’ più marketing-centrico?

Questo potrebbe essere fatto facilmente premendo record e poi lanciando Mail. Mentre la registrazione è in corso, gli utenti potrebbero comporre un nuovo messaggio, creare il suo contenuto a tema compleanno, allegare le immagini del compleanno e poi fermare la registrazione. Il messaggio di compleanno sarebbe stato regolato di conseguenza, prodotto proprio come la registrazione dello schermo tracciato mentre l’utente ha fatto la loro email personalizzata.

Questo funziona molto bene anche per registrare cose come i filtri delle applicazioni, il ridimensionamento delle immagini, il filtraggio dei PDF e tutta una serie di altri compiti che potrebbero essere eseguiti più facilmente rispetto a quanto dettato dagli elementi di trascinamento.

Passo 5: Salvare il documento ed eseguirlo quando necessario

Il flusso di lavoro appena creato può essere salvato in genere in una delle due forme. Se gli utenti scelgono di salvarlo semplicemente come flusso di lavoro, dovranno fare doppio clic sulla sua icona, aprire il flusso di lavoro e premere il pulsante “Esegui” ogni volta che desiderano eseguire le sue azioni. In questo caso, queste azioni verranno eseguite ogni volta che è il compleanno di qualcuno.

Un’altra opzione è quella di salvarlo come applicazione, eliminando completamente il pulsante “Esegui” dall’equazione. Se gli utenti scelgono di salvare il flusso di lavoro come applicazione, facendo doppio clic sulla sua icona e aprendo l’applicazione eseguiranno tutte le azioni immediatamente e senza ulteriori input.

Nel caso di qualcosa come un’e-mail di compleanno o un’attività di filtraggio, potrebbe essere una grande idea salvare il flusso di lavoro come applicazione e poi aggiungerlo come voce di avvio all’interno delle Preferenze di Sistema. In questo modo l’applicazione verrebbe eseguita ogni volta che il computer si avvia, controllando automaticamente le condizioni specificate nel flusso di lavoro ed eseguendo le azioni richieste, se necessario. Con il documento salvato come flusso di lavoro o come applicazione, gli utenti sono liberi di creare un’altra attività automatica o semplicemente di godere dei frutti del loro lavoro. Non potrebbe essere più facile far eseguire a Mac OS X un ampio numero di attività in background, tutte con il minimo input da parte dell’utente e spesso senza alcuna azione aggiuntiva richiesta.

In conclusione, ecco come si possono creare facilmente gli auguri di compleanno automatizzati:

1. Impostare la rubrica. Apri semplicemente la Rubrica e vai in Preferenze e clicca su Template; Aggiungi campo e seleziona Compleanno.

Oppure puoi anche aggiungere un compleanno a un contatto specifico. Semplicemente, lanciaAddress Book e vai ad un contatto al quale vorresti aggiungere un compleanno. Clicca sul menu Carta e scegli Compleanno dall’opzione Aggiungi campo.

2. 2. Aprire Automator, selezionare Application e fare clic su Choose.

3. Clicca su Contatti e trova persone con compleanno

4. Ora clicca su Mail e invia gli auguri di compleanno. Si noti che due azioni nel flusso di lavoro (vedi sotto) sono collegate tra loro.

5. Salva il flusso di lavoro scegliendo File; Salva…..

6. Ora per utilizzare questo flusso di lavoro, basta cliccare sull’icona “compleanno” (che avete appena salvato). Automator troverà le persone con i compleanni e vi permetterà di inviare un saluto.

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