21 Consigli e trucchi Apple Mail che forse non conoscete per iOS e macOS

Molti utenti iOS e macOS optano per l’applicazione Mail nativa su entrambe le piattaforme. Per la maggior parte delle persone, non è una cosa a cui pensano davvero. Funziona e basta. Ma come molte cose sulle piattaforme Apple, con alcuni consigli e trucchi, si può farla funzionare meglio.

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Ecco una manciata di consigli e trucchi meno noti ma incredibilmente potenti per Mail sia su macOS che su iOS.

iOS

Anche se ci sono molti client di posta iOS di terze parti, l’applicazione di posta predefinita e nativa è probabilmente il go-to per l’utente medio. È estremamente semplice da usare, ma ci sono alcuni trucchi nascosti nella sua manica.

9. 9. Aggiungete stile al vostro testo

La formattazione del testo è un po’ nascosta nella versione iOS di Mail.

Si tratta di una funzionalità piuttosto elementare, ed è per questo che è sorprendente che così poche persone conoscano o utilizzino le opzioni di formattazione al forno in Mail. Tuttavia, ad essere onesti, la formattazione del testo di Mail (grassetto, corsivo, ecc.) non è super ovvia. Ma è disponibile in Mail.

Basta toccare un messaggio nell’applicazione Mail. Poi, selezionare il testo che si desidera in grassetto, corsivo o sottolineato. Tocca l’icona della freccia rivolta a destra e poi l’icona ” B I U” per formattare il testo.

8. 9. Scorrere fino alle bozze

Scorri verso il basso dalla barra grigia per salvare la tua bozza “sotto” una casella di posta.

Il modo in cui funzionano le bozze nell’applicazione iOS Mail può sembrare un po’ goffo e controintuitivo. Dopotutto, devi premere Annulla su un messaggio e Salva bozze per tornare alla tua casella di posta, giusto? Tecnicamente, questo è un modo per farlo. Ma c’è una soluzione molto più facile (e molto meno conosciuta).

Iniziate a digitare un messaggio in Mail. Poi, guarda in cima al riquadro dei messaggi. Vedi quella piccola barra rettangolare grigia sopra il Nuovo Messaggio? Passa il dito verso il basso e il messaggio verrà automaticamente salvato sotto la barra di navigazione in basso. Da qui, hai facile accesso alla tua casella di posta in arrivo – basta toccare il Nuovo messaggio per recuperare la tua bozza.

7. Vedi tutte le bozze

Tieni premuta l’icona della Nuova Email – si aprirà una lista delle bozze precedenti.

Anche se il suggerimento precedente è un modo semplice per tenere a portata di mano una singola bozza, non fa molto per le bozze scritte in precedenza. Ma Mail ha anche un piccolo trucco per arrivare velocemente a quei messaggi.

Quando si visualizza la posta in arrivo, basta toccare e tenere premuta l’icona New Email / Compose nell’angolo in basso a destra dello schermo. Da lì, vedrete un elenco di tutte le vostre bozze precedenti.

6. 7. Agitare per recuperare i messaggi cancellati

Cancellare un’e-mail accidentalmente? Scuoti il tuo iPhone per recuperarlo rapidamente.

Cancellare accidentalmente un’e-mail importante? Non è necessario ricorrere a scavare nella cartella Cestino se si utilizza un dispositivo iOS.

Se hai cancellato un messaggio che non volevi, scuoti il tuo iPhone. Vedrete apparire una finestra di dialogo “Annulla Cestino” con l’opzione per recuperare il messaggio cestinato. Sul lato opposto, potete anche scuotere dopo aver recuperato il messaggio per inviarlo di nuovo al cestino.

5. 5. Aggiungere allegati

Allegare file alle email in iOS non è ovvio, ma è un’opzione.

Come per la formattazione del testo, l’applicazione iOS Mail supporta l’aggiunta di allegati alle vostre e-mail, ma questo non lo rende molto ovvio. Il menu degli allegati è in realtà nascosto all’interno dello stesso gesto del tocco.

In un messaggio, basta toccare due volte in qualsiasi punto del corpo dell’e-mail. Poi, toccare la freccia rivolta a destra e toccare il pulsante Aggiungi allegato. Vedrete quindi varie ovviezze da cui aggiungere allegati, tra cui iCloud Drive, Dropbox e Google Drive.

4. Utilizzare Siri a proprio vantaggio

L’utilizzo di Siri per gestire la tua email è seriamente sottovalutato.

Siri può non essere l’assistente digitale più intelligente o più capace, ma se stai usando iOS, è sempre lì quando ne hai bisogno. Grazie all’integrazione nativa, Siri ha in realtà qualche asso nella manica per quanto riguarda le capacità con l’app Mail.

Potete provarlo voi stessi. Basta invocare Siri e chiederle di cercare un messaggio su un particolare argomento o da un contatto specifico. La prossima volta che scrivi un’e-mail, puoi anche invocare Siri e dire “Ricordami di finire più tardi”.

3. 3. Ricevi avvisi per i VIP

Aggiungi alcuni VIP alla Mail e imposta gli avvisi VIP in modo da non perdere mai più un messaggio importante.

L’eliminazione delle email importanti da quelle non importanti dovrebbe essere in cima alla vostra lista di priorità per l’organizzazione delle email. Fortunatamente, Mail rende tutto più facile con una lista VIP. Basta andare nel pannello Caselle di posta e toccare la casella di posta VIP (o l’icona “I” accanto a VIP). Aggiungi un paio di utenti dai tuoi contatti.

Vale anche la pena di toccare l’icona degli avvisi VIP in questo menu della lista VIP. Da lì, è possibile impostare un tono di notifica e una vibrazione personalizzata per quando si ricevono e-mail VIP. Questo è un modo incredibilmente utile per sapere se una e-mail vale la pena di essere guardata senza tirare fuori il telefono dalla tasca.

2. 3. Ottenere avvisi per filettature specifiche

Passare il dito direttamente su un’e-mail, toccare More e toccare Notify Me per ricevere gli avvisi per quel thread.

In altri casi, potresti voler tenere traccia di un singolo importante thread di email senza aggiungere nessuno alla tua lista VIP in modo permanente. Fortunatamente, in Mail for iOS, c’è un modo per fare anche questo.

Basta andare in qualsiasi casella di posta in arrivo. Passa il dito verso destra su un messaggio e tocca il pulsante tre punti More. Nel menu a discesa, toccare Notify Me… e poi confermare. Per annullare questa azione, basta scorrere di nuovo verso destra, toccare More e toccare Stop Notifying.

1. 2. Ottenere una casella di posta elettronica più grande

La cassetta postale si sente stretta? È possibile inserire più messaggi sul proprio display nixando le righe di anteprima del testo.

Lavorare con la posta elettronica su un dispositivo mobile è tipicamente un gioco da ragazzi. Ma i display più piccoli della maggior parte degli smartphone possono far sentire la vostra casella di posta elettronica un po’ stretta rispetto a un client basato sul web o sul computer.

È possibile spremere un po’ più di spazio nella casella di posta in arrivo dal display andando su Impostazioni -> Posta -> Anteprima. Da lì, selezionare solo 1 riga o Nessuno. In questo modo si modifica la quantità di testo di un’anteprima di posta elettronica che Mail vi mostra. Senza quel testo, puoi inserire molte più email sul tuo schermo.

Bonus iOS 13 Consigli per la posta

A partire da iOS 13, Apple ha introdotto nuove funzionalità che consentono di bloccare, silenziare e ignorare i mittenti bloccati, il tutto nel tentativo di ridurre lo spam.

• Muto e-mail Thread. Toccate su Impostazioni; Mail; Mute Thread Action e potete scegliere tra ‘Segna come letto’ o ‘Archivia o cancella’.

Nella tua posta, ora puoi strisciare e scegliere ‘More’ seguito da ‘Mute’ e smetterà di inviarti nuove conversazioni su quel thread di email.

Mettere in muto i thread delle email e bloccare i mittenti sconosciuti

• Ignora i mittenti bloccati – Allo stesso modo, seleziona “Ignora mittenti bloccati” nelle impostazioni della tua posta e tutte le email provenienti dagli utenti della tua lista bloccata saranno automaticamente rimosse prima di raggiungere la tua casella di posta.

Potete leggere tutte le novità di iOS 13 relative alla riduzione di spam e robocall.

Posta su macOS

L’applicazione Mail su macOS è in realtà un’applicazione molto potente per l’invio, la ricezione e l’organizzazione di e-mail. C’è molto di più di quanto sembri, il che inevitabilmente significa che ci sono probabilmente tonnellate di cose che non sapevate che Mail on macOS potesse fare.

10. 10. Approfittate della ricerca

Non utilizzate la barra di ricerca solo per compiti semplici – può eseguire diverse ricerche complesse o granulari.

Se utilizzate l’app Mail su macOS, conoscete già la barra di ricerca in alto a destra. Ma forse non vi rendete conto di quanto possa essere potente quella barra di ricerca. (Potete facilmente richiamare una ricerca con Comando + Opzione + F.)

Ad esempio, la barra di ricerca supporta il linguaggio naturale – basta digitare “e-mail di ieri” o “e-mail con allegati”. Le ricerche possono diventare molto più granulari di così, provando a digitare due date nella barra di ricerca con un trattino nel mezzo per individuare le email ricevute entro quel lasso di tempo.

9. 10. Ottenere un po’ di pace e tranquillità

Se non è necessario sapere se un’e-mail arriva immediatamente, l’impostazione di un intervallo più lungo tra gli avvisi può aumentare la produttività.

Le notifiche possono diventare davvero fastidiose, molto velocemente. Questo è particolarmente vero se si hanno e-mail in arrivo ogni pochi minuti o giù di lì. Se il vostro Mac emette un segnale acustico a quella velocità e avete bisogno di un po’ di pace e tranquillità, potete effettivamente cambiare la frequenza con cui Mail vi interrompe.

Per impostazione predefinita, Mail è impostata per controllare automaticamente la presenza di nuovi messaggi. Ciò significa che vi pingerà ogni volta che rileva un’e-mail in arrivo. Ma è possibile modificare questo comportamento in Mail -> Preferenze. Nella scheda Generale, sotto Controlla nuovi messaggi, prova un intervallo più lungo, come 15 o 30 minuti.

8. 8. Personalizzare la barra degli strumenti

La Mail Toolbar è sorprendentemente personalizzabile in macOS.

La barra degli strumenti predefinita in Mail probabilmente funziona per la maggior parte delle persone che la utilizzano. Ma, come abbiamo detto, Mail ha spesso un altro livello di capacità e personalizzazione sotto la superficie. Questo è il caso della barra degli strumenti, che in realtà è incredibilmente personalizzabile se si sa dove guardare.

Per personalizzare la barra degli strumenti, basta fare clic con il tasto destro del mouse su qualsiasi area vuota della barra stessa. Quindi, selezionare Personalizza barra degli strumenti dal menu a discesa. Da lì, si dovrebbe vedere un nuovo riquadro con una serie di opzioni diverse. Ci sono un sacco di pulsanti diversi che possono essere scambiati, quindi sperimentate fino a trovare una configurazione che vi piace.

7. 8. Reindirizzare, non inoltrare

Il reindirizzamento è molto simile all’inoltro, ma non otterrete aggiornamenti futuri da un thread di email.

La maggior parte di noi probabilmente inoltra le e-mail a un’altra persona nella vita quotidiana. Questo è ottimo per passare la comunicazione a qualcun altro, ma può finire per essere fastidioso se il destinatario colpisce Reply All e le email successive per andare tutti gli altri nel thread – compreso te.

La prossima volta che ricevi un’e-mail e vorresti passarla senza la possibilità di ricevere un’e-mail di ritorno, usa un Redirect invece di un Forward. Selezionate un’e-mail in Mail e poi cliccate sul pulsante Messaggio nella barra dei menu in alto. Quindi, clicca su Reindirizza, inserisci l’indirizzo e-mail e premi Invia. Puoi anche usare Maiusc + Comando + E.

6. 7. Impostare alcune regole di posta

Pensate alle Mail Rules come ‘flussi di lavoro’ o ‘scorciatoie’ per l’instradamento e l’organizzazione della posta elettronica.

Una delle caratteristiche più potenti ma poco utilizzate dell’app macOS Mail è Rules. Fondamentalmente, le Regole sono “flussi di lavoro” predeterminati che possono permettere a Mail di organizzare, bloccare, cancellare o evidenziare automaticamente determinati messaggi a seconda delle varie impostazioni che si immettono.

Basta andare su Mail -> Preferenze -> Regole. Da qui, puoi aggiungere Regola. Poi si impostano alcuni parametri, come la provenienza di un messaggio o il tipo di contenuto che contiene. Infine, imposterete una regola di output. Per esempio, puoi far sì che Mail invii automaticamente tutte le email da un certo account in una cartella separata. Le possibilità sono illimitate.

5. Creare una Smart Mailbox

Come le Regole, un’altra opzione per l’organizzazione della posta elettronica è la Smart Mailbox.

Come le Regole, anche le Caselle di Posta Intelligenti sono un altro potente strumento cotto nella posta. Fondamentalmente, una Smart Mailbox è un modo per raccogliere e organizzare tutte le email che soddisfano determinati criteri in un unico luogo. Create una Smart Mailbox per “Messaggi dalla famiglia”, quindi aggiungete gli indirizzi e-mail della vostra famiglia e il resto è fatto.

Naturalmente, questo è solo un utilizzo di una Smart Mailbox – e le possibilità dipendono in larga misura da voi. Per creare una Smart Mailbox, selezionate il pulsante Mailbox nella barra dei menu in alto e selezionate Nuova Smart Mailbox. Da qui inserirete vari criteri. Tenete presente che le Smart Mailbox organizzano la posta esistente, leggono la posta nella vostra casella di posta in arrivo e quella futura.

4. 4. Evitare problemi con gli accessori

Assicurarsi che queste due opzioni siano controllate se si verificano problemi nell’invio di allegati ai propri amici di Windows.

Mentre si invia un’e-mail a qualcuno su un PC Windows o una macchina Linux, si possono verificare problemi di compatibilità con gli allegati. Fortunatamente, ci sono alcuni facili trucchi che si possono fare per evitare problemi quando si inviano messaggi da Mail ai propri amici Windows.

• Utilizzare Mail Drop o Dropbox per l’invio di immagini o allegati di dimensioni maggiori.
• Andare in Modifica -> Allegati e assicurarsi che queste due opzioni siano abilitate: Invia sempre allegati compatibili con Windows e inserisci sempre gli allegati alla fine del messaggio.
• Controllate le estensioni dei vostri file. Le macchine Windows hanno bisogno delle estensioni dei file per funzionare, quindi assicuratevi di non cancellarle da un file che state inviando ad un utente PC.

3. 3. Attivare o disattivare l’anteprima dell’immagine

Se siete a vostro agio con il Terminale, potete modificare se Mail mostra le anteprime dei file.

Per impostazione predefinita, Mail mostra automaticamente un’anteprima dei file PDF o delle immagini quando si apre un messaggio. Ci sono, tuttavia, una serie di motivi per cui si desidera disabilitarlo. Una possibile ragione è la velocità, mentre la sicurezza può essere un’altra.

È possibile modificare questo comportamento, ma non all’interno dell’applicazione Mail. Dovrete invece aprire il terminale e incollare la seguente stringa.

default scrivere com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -booleano sì

Per riattivare le anteprime delle immagini in Mail lungo la linea, aprire il Terminale e copiare/incollare la stessa esatta stringa ma scambiare “sì” alla fine con “no”.

2. 3. Inviare un file (molto rapidamente)

Trascinare e rilasciare un file su un’applicazione nel Dock può essere un vero e proprio risparmio di tempo.

Avete un file che dovete inviare a un contatto in fretta? macOS supporta la possibilità di trascinare qualsiasi tipo di file sulle applicazioni nel Dock. Questo, naturalmente, vale anche per l’app Mail.

La prossima volta che dovete allegare un file a un’e-mail, trascinatelo e rilasciatelo sull’icona Mail nel Dock inferiore. La posta si aprirà automaticamente con un nuovo messaggio con il file allegato. Si risparmiano solo pochi secondi – ma possono essere aggiunti rapidamente se si inviano molti media o allegati sul Mac.

1. Trova dove macOS tiene la tua posta

Usare l’opzione Finder Go to Folder è un modo pratico per trovare dove Mail tiene le vostre email.

A causa del modo in cui lavora la maggior parte dei provider di posta elettronica, probabilmente non sentite la necessità di eseguire fisicamente il backup dei vostri messaggi su una chiavetta USB o SSD separata. Ma, naturalmente, ci sono probabilmente una serie di motivi per cui potreste voler o aver bisogno di farlo.

È abbastanza facile trovare dove Mail memorizza effettivamente i messaggi e-mail sul dispositivo. Basta aprire una finestra del Finder e selezionare Go ->Go to Folder… dalla barra dei menu in alto. Poi, copia e incolla la stringa sottostante e clicca su OK.

~/Libreria/Mail/V5

Apple Mail su iOS e macOS è una delle applicazioni più popolari che viene utilizzata dagli utenti in tutto il mondo. Può non avere tutti i campanelli e i fischietti di un’applicazione Mail di terze parti, ma ha ancora un sacco di consigli e trucchi nascosti che possono efficacemente renderti più produttivo mantenendoti al sicuro.

C’è una mancia preferita che non abbiamo coperto qui? Fatecelo sapere nei commenti qui sotto.